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Le lead est qualifié, le premier rendez-vous a été pris. On sort pas encore le champagne mais c’est une belle étape. Toutefois, caler un rendez-vous commercial est une chose, et faire que le rendez-vous ait lieu est une toute autre histoire.

Dans les faits, beaucoup de personnes ne viennent pas à un rendez-vous commercial même s’ils l’ont eux-mêmes fixé. Forcément c’est un point de vigilance et un casse-tête pour les équipes de vente. Voici donc 3 conseils pour optimiser ce point.

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Envoyer systématiquement un message de confirmation

Dès qu’un lead a accepté de fixer un rendez-vous commercial, envoyez-lui un mail pour le remercier. Dans ce mail, vous devez lui rappeler la date et l’horaire convenus, et mentionner que vous allez leur envoyer une invitation sur Google Calendar pour confirmer le rendez-vous.

Envoyez votre invitation le plus tôt possible pour bloquer le calendrier de votre contact.

Voici un template que vous pouvez utiliser :

Objet : Notre rendez-vous/appel du [Date] à [Heure] | [Nom de votre entreprise]

Bonjour [Nom du lead],

Suite à notre conversation, je vous confirme notre rendez-vous le [Date] à [Heure] à [Adresse].

Je vais vous envoyer à la suite de ce mail une invitation Calendar avec les détails du rdv.

Si, pour quelque raison que ce soit, vous êtes amené à décaler le rdv, merci de me prévenir.

Au plaisir de vous rencontrer,

Faites du nurturing en attendant le rendez-vous commercial

Si le rendez-vous est fixé à une semaine ou plus du moment de la conversation, vous pouvez envoyer au lead un deuxième mail avec du contenu qui peut l’intéresser ou qui peut l’aider à préparer le rendez-vous, par exemple des vidéos de témoignage courtes sur le produit. L’objectif est de rester dans son esprit en l’interpellant de manière pertinente.

Une petite piqûre de rappel la veille

Enfin, la veille du rendez-vous, écrivez-lui pour demander confirmation pour le rendez-vous et pour lui rappeler l’ordre du jour.

C’est l’objet du mail qui compte. Optez pour quelque chose de simple comme : “ Confirmation de rdv | [Nom de votre entreprise ] ” pour capter l’attention de votre interlocuteur et l’inciter à répondre. Si la personne a besoin de décaler le rdv, elle pourra le faire en répondant à ce mail.

Ce mail permet aussi de remettre votre interlocuteur dans le contexte, et il peut l’utiliser pour briefer ses collègues qui peuvent éventuellement rejoindre le rendez-vous commercial.

Voici un template que vous pouvez utiliser :

Objet : Confirmation de rdv | [Nom de votre entreprise]

Bonjour [Nom du lead],

Je vous écris pour vous rappeler que nous avons rdv demain à [heure] à [adresse].

Voici l’ordre du jour prévu :

*
*
*

N’hésitez pas à m’écrire ou à m’appeler au [Votre numéro de téléphone] en cas de besoin.

Bien cordialement,

Si vous avez suivi ces 3 étapes, vous êtes bien mais vous pouvez aller encore plus loin. Un SMS quinze minutes avant pour prévenir que vous êtes en chemin peut permettre à votre contact de se préparer.

Et si malgré tout cela votre lead n’est pas au rendez-vous à l’heure, pas de panique : vous pouvez l’appeler au bout de 10 minutes (sur le portable d’abord, puis sur le fixe) pour voir s’il est en route, si c’est un problème avec les transports.

S’il ne décroche pas, envoyez lui un mail en lui disant que vous êtes au lieu du rdv, et demandez-lui s’il va vous rejoindre bientôt.

Si vous n’avez toujours pas de réponse après tous ces rappels dites-vous que vous aurez fait le maximum. À ce stade votre contact sera forcément mal à l’aise. À vous de jouer pour le relancer et le suivre.